探索管理創(chuàng)新 進行流程再造

    發(fā)布日期：2005-12-19

探索管理創(chuàng)新 進行流程再造

全面實現(xiàn)設(shè)計過程信息化管理

北京首鋼設(shè)計院

  　　北京首鋼設(shè)計院是首鋼集團全資子公司，全院現(xiàn)有員工1000余人，其中高工及教授級高工近400人。在2004年全國勘察設(shè)計企業(yè)營業(yè)收入統(tǒng)計排名中位居第13位。 　　2003年到2005年首鋼設(shè)計院完成了一大批重大冶金建設(shè)項目的設(shè)計和工程總承包任務(wù)，在我國冶金工業(yè)的建設(shè)史上寫下了濃重的一筆，也為我們積累了豐富的經(jīng)驗。但是我們也更加清醒的認識到，現(xiàn)有的管理模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)發(fā)展的需要，跟不上新形勢和新任務(wù)給我們帶來的新變化，我們必須在管理模式上創(chuàng)新，才能夠很好的把握住新的挑戰(zhàn)和新的機遇，才能夠使首鋼設(shè)計院實現(xiàn)跨越式發(fā)展。 今年，我們嘗試進行了工程設(shè)計管理的信息化開發(fā)，進行設(shè)計項目工作流程再造，創(chuàng)新了管理模式，取得了較好的實際效果。 　　一、  實施工程設(shè)計信息化管理的背景： 首鋼的戰(zhàn)略搬遷和結(jié)構(gòu)調(diào)整為我們帶來了發(fā)展機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)。2005年，首鋼設(shè)計院抓住首鋼搬遷調(diào)整的歷史機遇，特別是在遷鋼2160mm熱軋、首秦4300mm寬厚板軋機、曹妃甸鋼鐵廠等建設(shè)項目中，乘勢而上，僅用18個月就全面完成了遷鋼和首秦兩大鋼鐵基地的一期建設(shè)和投產(chǎn)，二期工程也全面啟動。首秦一期工程被國內(nèi)外企業(yè)家譽為“藝術(shù)品”，大大提升了首鋼設(shè)計院的企業(yè)形象。曹妃甸鋼鐵廠是首鋼總公司的戰(zhàn)略性重點工程，建設(shè)起點高，標準高，要求高，舉世矚目。首鋼設(shè)計院創(chuàng)造性地組織開展各項前期工作，憑借設(shè)計院發(fā)展過程中形成的豐厚技術(shù)沉淀、對國內(nèi)外鋼鐵行業(yè)先進技術(shù)的關(guān)注、搜集，以及對鋼鐵行業(yè)發(fā)展的前瞻性理解，日夜拼搏，于4月底前按要求完成了《新首鋼曹妃甸鋼鐵廠建設(shè)大綱》等文件，得到了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家的好評。在此基礎(chǔ)上，全面組織開展了《首鋼曹妃甸鋼鐵大廠可行性研究報告》的編制，于8月19日順利通過了北京市政府咨詢審查，已上報國家發(fā)改委接受審議。在行業(yè)內(nèi)的影響進一步擴大，得到了國內(nèi)外知名企業(yè)的高度關(guān)注。 　　近兩年，尤其是隨著曹妃甸工程進入實質(zhì)性的設(shè)計階段，我院的設(shè)計任務(wù)發(fā)生了質(zhì)的變化，我們把這種變化概括為“六個升級”：一是工程項目技術(shù)從國家先進級上升到世界先進級；二是工程項目投資任務(wù)量從2004年的110億上升到2005年的180多億(不包括曹妃甸項目)，今年的設(shè)計任務(wù)量比去年提高60%以上，明年的設(shè)計任務(wù)量比今年還要有較大幅度的提高；三是工程設(shè)計組織從百萬噸級冶金項目設(shè)計組織，到千萬噸級超大型高難度項目的總體設(shè)計管理和技術(shù)總集成；四是對技術(shù)人員的需求，不僅需要企業(yè)專家，更要向國內(nèi)外專家借智；五是從企業(yè)內(nèi)部、冶金行業(yè)關(guān)注到國家關(guān)注、世界關(guān)注；六是從首鋼內(nèi)部協(xié)作為主，到與國內(nèi)冶金設(shè)計行業(yè)競爭對手、國際一流企業(yè)合作。新的形勢和要求，使我們感受到了前所未有的壓力和挑戰(zhàn)，同時我們也認為這是歷史賦與我們的前所未有的發(fā)展壯大的機遇。 面對空前的壓力和難得的機遇，我們深刻認識到，要完成歷史賦予我們的重任，不僅要靠人才、靠技術(shù)、靠拼搏，更要靠管理和創(chuàng)新。如何改進和完善現(xiàn)有的工程組織管理模塊，采用更為科學(xué)、有效、先進的管理手段和方法，成為擺在我們面前的一大課題。傳統(tǒng)的設(shè)計生產(chǎn)組織和管理模式，存在諸多問題，一是項目信息溝通困難；二是項目管理控制不及時、不到位；三是項目信息流轉(zhuǎn)效率低下；四是勞產(chǎn)率與國內(nèi)其它先進的兄弟院比起來還有一定差距；五是設(shè)計力量的調(diào)配不能做到動態(tài)化等。為了解決存在的問題，也為了高質(zhì)量地完成各項工程設(shè)計任務(wù)，必須進行管理創(chuàng)新，要在工程組織管理的手段和方法上進行創(chuàng)新和發(fā)展，向管理要效益，向管理要業(yè)績。經(jīng)過廣泛的調(diào)研和分析，我們決定以開發(fā)生產(chǎn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化辦公（ERP系統(tǒng)）為契機，全面提高我院的辦公自動化水平，進行管理流程再造，提升內(nèi)部管理水平，以適應(yīng)形勢發(fā)展對我們的要求。 　　二、實施工程設(shè)計信息化管理的做法 　　今年初，我們經(jīng)過多方比較和探討，確定了與北京理正公司一起共同開發(fā)ERP系統(tǒng)的工作方案。為了確保系統(tǒng)開發(fā)的成功，院領(lǐng)導(dǎo)班子專題研究了系統(tǒng)開發(fā)方案，確定了結(jié)合首鋼設(shè)計院的實際需要和逐步完善的ERP系統(tǒng)開發(fā)工作思路。 首先是院領(lǐng)導(dǎo)決心大，無論遇到多大的困難都要堅持把系統(tǒng)開發(fā)搞下去。何巍院長親自擔(dān)任系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組組長，主要院領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)室和職能部門的一把手都作為系統(tǒng)開發(fā)的重要參與人員，同時做為主要責(zé)任人對此項工作全面負責(zé)。其次是克服一切困難，抽調(diào)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、設(shè)計管理、計算機開發(fā)等各方面的骨干力量，組成了系統(tǒng)開發(fā)隊伍，全力以赴投入到系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作中。還有是在涉及到系統(tǒng)的各個方面上提供全方位的支持，各個管理部門要按系統(tǒng)要求對工作流程進行再造，滿足系統(tǒng)的要求。 經(jīng)過幾個月的艱苦努力，我院的ERP系統(tǒng)初步建成，7月初已具備試運行的條件，并開始全院運行前的培訓(xùn)工作；7月15日選擇設(shè)計工作已經(jīng)在進行的四個工程項目做為試點開始了系統(tǒng)的試運行；8月15日系統(tǒng)正式投入運行，在施項目逐步納入系統(tǒng)中運行；9月1日起我院所有的在施項目全部進入系統(tǒng)中運行。目前，系統(tǒng)已平穩(wěn)運行了3個多月，達到了預(yù)期效果。已先后有十多家國內(nèi)設(shè)計院所到我院進行參觀和學(xué)習(xí)。我院的ERP系統(tǒng)也被建設(shè)部確定為“十五”攻關(guān)課題的信息化示范工程項目。 　　三、實施工程設(shè)計信息化管理的功能和特點 我院ERP系統(tǒng)是完全按照設(shè)計生產(chǎn)管理實際進行定制開發(fā)的，其主要功能及特點如下： 一是系統(tǒng)涵蓋了工程設(shè)計過程的全流程。我院的ERP系統(tǒng)以項目管理為主線，從項目的組織策劃到成品上交全部在系統(tǒng)中完成。這是我院現(xiàn)有系統(tǒng)的最大特點，也是系統(tǒng)開發(fā)的難點和主要內(nèi)容。我院的ERP系統(tǒng)主要功能如下：下發(fā)項目設(shè)計任務(wù)書；設(shè)計項目經(jīng)理進行項目組織策劃、下發(fā)設(shè)計通知書、下發(fā)設(shè)計輸入文件和事前指導(dǎo)書、下發(fā)設(shè)計進度計劃表、專業(yè)計劃分解管理、計劃調(diào)整提出和審批、互提資料的提出和接收、設(shè)計成品提交和管理、設(shè)計更改管理、施工配合管理、設(shè)計合同管理、資金回收管理、設(shè)計產(chǎn)值管理、工程反饋管理、項目考核管理、季度計劃管理、設(shè)計工時管理、計劃動態(tài)監(jiān)控、綜合查詢、即時消息等方面的系統(tǒng)功能。 二是系統(tǒng)最大限度地實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、數(shù)據(jù)處理分析智能化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源利用共享化、輔助決策科學(xué)化、信息溝通及時化、組織過程透明化、管理流程規(guī)范化和工作效率高效化。ERP系統(tǒng)運行以后，各類信息都反映在系統(tǒng)中，能夠最大限度地解決了信息溝通渠道存在的問題，使各管理職能部門和各專業(yè)能及時獲得基本信息。同時ERP系統(tǒng)全面加強對工作流程的控制，達到提高效率的目的，最終建立起先進的管理信息化系統(tǒng)。 　　三是實現(xiàn)對工程項目組織實施過程的動態(tài)管理，全程監(jiān)控。通過ERP系統(tǒng)的實施，能夠?qū)こ探M織實施的全過程進行動態(tài)控制，全程監(jiān)控，及時了解和掌握項目各個環(huán)節(jié)的進展情況，提高各項工程組織管理工作的動態(tài)協(xié)調(diào)能力，能夠有效解決工程項目信息溝通困難、項目管理控制不及時、設(shè)計過程管理隨意性大、項目信息流轉(zhuǎn)效率低下等方面的問題。ERP系統(tǒng)最大限度地提高工程組織管理及設(shè)計全過程的信息流轉(zhuǎn)能力，使各方面能夠以全方位的信息掌握為基礎(chǔ)，極大地提高生產(chǎn)、管理的控制、反應(yīng)、調(diào)節(jié)能力。通過系統(tǒng)可以隨時了解每人專業(yè)和工作量，每個人的工作，互提資料的提出情況，專業(yè)總的工作量，每張圖紙是否完成，每個計劃節(jié)點的完成情況等，對項目的進展情況和存在的問題能夠做到一目了然，動態(tài)掌握，最大限度地解決了過去存在的信息溝通不暢的問題。例如，通過系統(tǒng)的“項目監(jiān)控”功能，對各專業(yè)的計劃完成情況能夠做到動態(tài)、直觀、準確地掌握。在該監(jiān)控界面共有四種顏色，黑色表示該計劃節(jié)點尚未到期，綠色表示該計劃節(jié)點按計劃完成，藍色表示該計劃節(jié)點在計劃節(jié)點后完成，紅色表示該計劃節(jié)點未完成，而且把計劃的時間和實際完成的時間同時顯示在界面上。在監(jiān)控界面中的計劃時間和實際完成時間，都是從系統(tǒng)中自動提取出來的，人為無法控制。這就最大限度地解決了顯示界面人為因素影響的可能。作為工程設(shè)計管理和計劃控制，我們應(yīng)該知道一張計劃安排表常常有十幾個、甚至上百個具體的計劃節(jié)點，如果單靠管理人員來了解，我們是很難掌握每個節(jié)點的完成情況的。 　　四是系統(tǒng)嚴格執(zhí)行質(zhì)量管理體系的有關(guān)規(guī)定和要求。這不僅體現(xiàn)在運行過程中，更多是體現(xiàn)在系統(tǒng)開發(fā)過程中，一是在系統(tǒng)開發(fā)過程中嚴格貫徹執(zhí)行質(zhì)量管理體系的規(guī)定和要求；二是系統(tǒng)總的流程設(shè)置嚴格按照質(zhì)量管理體系的要求；三是在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中，能夠自動形成質(zhì)量管理體系要求的各類表單；四是各類文件的審核、批準、簽發(fā)及流轉(zhuǎn)等都在系統(tǒng)中留下簽名或記錄；五是對有關(guān)質(zhì)量管理體系的執(zhí)行情況能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)監(jiān)控，及時指導(dǎo)。ERP系統(tǒng)的開發(fā)和投入使用，本身就是對質(zhì)量管理體系執(zhí)行力度的強化，有力地促進和保證了質(zhì)量管理體系的貫徹和落實，從而最大限度地提高我院的質(zhì)量管理水平。 　　五是進行工時填寫和管理，探索工時管理的新思路。通過ERP系統(tǒng)的實施，對每項工程所耗費的人力進行統(tǒng)計分析，為改進設(shè)計工作提供依據(jù)；將每位員工所完成的工程任務(wù)及其所耗費的時間進行統(tǒng)計分析，作為員工績效考評的材料，真正實現(xiàn)績效考評的科學(xué)性、公正性。同時，也和國際上通用的以工時確定設(shè)計工作量，進行招投標相適應(yīng)，逐步實現(xiàn)與國際通用做法的接軌。 　　六是動態(tài)掌握設(shè)計人員工作負荷情況，可以在系統(tǒng)中隨時掌握和了解到每個專業(yè)同時開展設(shè)計的項目、每名設(shè)計人員承擔(dān)的設(shè)計項目、每名設(shè)計人員每天的工作內(nèi)容和負荷等，為院里進行設(shè)計力量的平衡提供了第一手動態(tài)的最真實的資料。 　　七是最大限度地實現(xiàn)了無紙化辦公。系統(tǒng)運行以后，過去工程組織實施過程中需要復(fù)印下發(fā)的各類文字材料，如：設(shè)計輸入文件、事前指導(dǎo)書、設(shè)計進度計劃表、專業(yè)計劃分解、互提資料、質(zhì)量評審表、工程反饋、發(fā)圖通知單等都從系統(tǒng)中進行下發(fā)或上報，不僅實現(xiàn)了無紙化辦公，而且還極大地提高了文件流轉(zhuǎn)的方便性和及時性。 八是系統(tǒng)自動提取和匯總大量工程數(shù)據(jù)。通過系統(tǒng)我們能夠隨時了解和掌握有關(guān)在施項目、簽訂設(shè)計合同、簽出設(shè)計合同、資金回收、設(shè)計工時、產(chǎn)值核發(fā)、設(shè)計更改、完成圖紙等方面的最新數(shù)據(jù)。同時系統(tǒng)可以對每個項目的成品圖完成情況、完成圖量、成品發(fā)出時間、項目已發(fā)圖紙清單、項目未發(fā)圖紙清單都能夠方便快捷地查詢到，而且可以分部門、分項目、分階段、分類別等條件進行查詢。 　　四、實施工程設(shè)計信息化管理的效果和體會 我院的ERP系統(tǒng)從運行到現(xiàn)在，極大的提高了工程管理效率，對職能管理水平的提升起到了極大的促進作用，預(yù)期目標已初見成效。目前已有400多個項目在系統(tǒng)中立項，其中有近200個項目在系統(tǒng)中全流程運行；通過系統(tǒng)已流轉(zhuǎn)各類有效表單9000多份；通過系統(tǒng)發(fā)出了施工圖1700多套；系統(tǒng)中已保存了80多套完整的高階段成品文件。通過ERP系統(tǒng)，我院的許多日常管理工作都通過系統(tǒng)實現(xiàn)，如設(shè)計產(chǎn)值管理系統(tǒng)，我們已完全通過系統(tǒng)進行設(shè)計產(chǎn)值的提報、審核、專業(yè)產(chǎn)值預(yù)分、專業(yè)產(chǎn)值預(yù)結(jié)算、專業(yè)產(chǎn)值審核下發(fā)等。通過ERP系統(tǒng)的實行，我院工作效率的提高已初步顯現(xiàn)出來，9、10月份我院每個月完成設(shè)計產(chǎn)值近1600萬元，比前幾個月完成的設(shè)計產(chǎn)值的平均數(shù)提高了15%左右；由于大量電子文檔通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，我院每月節(jié)省的復(fù)印費用初步測算在3.5萬元左右。隨著我院ERP系統(tǒng)的運行，所產(chǎn)生的綜合經(jīng)濟效益也將逐步全面的得到體現(xiàn)。 　　工程設(shè)計管理系統(tǒng)是非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其復(fù)雜性一方面體現(xiàn)在系統(tǒng)本身；另一方面是要轉(zhuǎn)變管理思路，改變傳統(tǒng)習(xí)慣，更新思想觀念。我們的體會是必須抓好以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)： 　　一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視。有人說：“信息管理系統(tǒng)是一把手工程”。如果院領(lǐng)導(dǎo)沒有信息和決心，系統(tǒng)的開發(fā)和運行是不可能順利的。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，我和幾位院領(lǐng)導(dǎo)多次召開專題會，研究系統(tǒng)開發(fā)中遇到的問題，推進系統(tǒng)開發(fā)的進展。在系統(tǒng)進行正式運行的關(guān)鍵階段，我們也遇到不小阻力，關(guān)鍵是大家對系統(tǒng)有一個認識和熟悉的過程，這時候如果院領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度不堅決，各部門行政一把手重視不夠，很可能造成系統(tǒng)在試運行階段就出現(xiàn)問題。因此我們在各種會議上強調(diào)ERP系統(tǒng)的運行是剛性要求，是強制性的，全院上下必須無條件地運行，并且明確提出各部門的行政一把手是本部門系統(tǒng)運行的第一責(zé)任人，對于個別人對系統(tǒng)運行重視不夠的現(xiàn)象，何巍院長提出“不換思想就換人”。在這種思想指導(dǎo)下，系統(tǒng)渡過了最為艱難的試運行階段，極大地推動了系統(tǒng)在全院范圍內(nèi)的正常運行。 　　二是要建設(shè)一支高素質(zhì)的開發(fā)隊伍。在我院的系統(tǒng)開發(fā)過程中，安排工程管理部部長、計算機室主任牽頭組成工作小組，抽調(diào)其它各方面的業(yè)務(wù)骨干組成系統(tǒng)開發(fā)隊伍，全身心地投入到系統(tǒng)開發(fā)過程中，在系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵階段，院里又抽調(diào)部分專業(yè)人員參與到系統(tǒng)的測試工作中，這樣既保證了系統(tǒng)開發(fā)的質(zhì)量，也保證了系統(tǒng)開發(fā)的進度和在全院范圍內(nèi)的推行速度。 　　三是攻克難點，從最為復(fù)雜的設(shè)計管理系統(tǒng)入手。我院的系統(tǒng)開發(fā)，先把流程最復(fù)雜、開發(fā)難度最大、涉及部門和人員最多的生產(chǎn)管理系統(tǒng)作為系統(tǒng)開發(fā)的重點，這樣把難度最大的系統(tǒng)開發(fā)成功了，其它部分功能的開發(fā)和完善就可水到渠成，順理成章的保證了整個系統(tǒng)開發(fā)的成功。 　　四是要保證系統(tǒng)開發(fā)費用的投入。我院的ERP系統(tǒng)到目前已投入350多萬元，我們購置了最好的主機服務(wù)器，新購買180多臺計算機，建立正規(guī)的計算機培訓(xùn)中心，把ERP系統(tǒng)列為我院新技術(shù)開發(fā)項目，對貢獻大的開發(fā)人員給予重獎等，這些都為系統(tǒng)開發(fā)尊定了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。 　　五是重視培訓(xùn)。推廣應(yīng)用是直接關(guān)系到信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素之一，開發(fā)出來的軟件要應(yīng)用好，取決于管理人員和專業(yè)技術(shù)人員對信息技術(shù)應(yīng)用業(yè)務(wù)的實際理解和掌握程度。在本系統(tǒng)投入使用前我們對使用人員按照不同層次和不同要求，進行了全員培訓(xùn)。 　　六是建立行之有效的規(guī)章制度。我們制定了《北京設(shè)計院ERP系統(tǒng)使用與維護管理辦法》，以此做為個人的績效考核和部門的業(yè)績考核依據(jù)，保障了系統(tǒng)的正常運行。 　　ERP系統(tǒng)是我院進行管理創(chuàng)新的一項重要措施，系統(tǒng)的全面運行對我院提升內(nèi)部管理水平，提高工作效率，圓滿完成各項工程的設(shè)計任務(wù)起到十分重要的促進作用。目前系統(tǒng)運行良好，我們正在實施第二步計劃，在進一步完善已經(jīng)投入使用的各模塊基礎(chǔ)上，著手開發(fā)編制概預(yù)算管理、網(wǎng)絡(luò)化制圖、檔案管理、行政辦公等方面的信息化管理，在管理創(chuàng)新方面進行新的探索和實踐。同時我們也愿意和希望與同行進行聯(lián)手開發(fā)，走出一條國內(nèi)工程設(shè)計管理信息化的新路子。